Raus damit!

Ja, auch 2019 noch schätzen Journalisten die Presseinformation als eine ihrer wichtigsten Quellen; und ja, das tun sie trotz der Flut an Unternehmensmitteilungen, die sie täglich erreicht. Dazu muss allen voran der Content stimmen und mit gut nutzbarem Zusatzmaterial (Bilder, Infografiken, Video, Audio, etc.) angereichert sein, das ist klar. Aber neben dem Was zählt eben genauso, wie Redakteure etwas geliefert bekommen. Die Wortwerker kümmern sich seit jeher auch darum. Zudem kennen wir die andere Seite: Als Rechercheure stehen wir in den Verteilerlisten vieler Unternehmen und Pressestellen. Schauen wir uns also das Thema Aussendung aus beiden Perspektiven etwas genauer an.

Um die Jahrtausendwende verschickten viele Pressestellen ihre News noch per Fax. Das ursprüngliche Prozedere zur Erinnerung: [1.] die Texte vom PC ausdrucken (ja, den gab es schon), [2.] die Seiten ins Fax-Gerät einlesen, [3.] viele lange Nummern manuell eingeben (bei internationalen Adressaten ein Riesenspaß), dann [4.] für „OKs“ in den Übertragungsberichten beten und [5.] meist wieder bei erstens beginnen. Ein wenig komfortabler wurde es, als sich der Fax-Massenversand softwaregesteuert triggern ließ.

Die E-Mail machte alles einfacher. Doch fehlerfreier nicht unbedingt: Weil einige Pressestellen oder deren Dienstleister anders als wir aus dem eigenen E-Mail-Programm verschickten, trafen auch bei uns immer wieder Mailings ein, die den kompletten Journalistenverteiler gut sichtbar in „CC“ mitlieferten – anstatt wie damals üblich verborgen in „BCC“. Nicht minder peinlich für den Versender: Bei den anschließenden säuerlichen Mailantworten waren oft wieder alle mit „im Loop“ – so zuletzt beobachtet 2018(!).

Allgemein war es bis vor etwa zehn Jahren State of the Art, Texte und Bilder in den Anhang zu packen. Medienvertreter konnten so im Digitalzeitalter weiterhin ein Press-Release-Dokument erhalten, das den Corporate-Design-Vorgaben entsprach (ein aus Journalistensicht freilich völlig irrelevantes Kriterium). Die Fotos gab‘s angehängt nur kleingerechnet, die „echten“ sollten bei Bedarf angefordert werden, die technisch mögliche Option eines Download-Links schien nicht geheuer. Und zwar weder den Versendern noch den Empfängern, wie Umfragen belegten. Immerhin blieb so die Attachment-Größe immer im limitierten Rahmen. Theoretisch freilich. Denn auch hier gab es Ausreißer, die mit Hi-Res-Material die Postfächer zum Überlaufen brachten („Mailbox over quota“).

In der WORTWERKSTATT laufen Aussendungen im Kundennamen schon seit 2002 über spezielle Aussand-Tools. Weitere Veränderungen brachte der Siegeszug der Smartphones und Pads, denn maximale Flexibilität wurde damit zur ersten Bürger- beziehungsweise Kommunikatorenpflicht: Presseinfos müssen nun auf allen Bildschirmgrößen und Endgeräten möglichst gleich gut lesbar sein. Sämtliche Inhalte, sprich Mitteilung und Vorschaugrafiken samt Bildunterschriften, landen bei den Journalisten übersichtlich aufbereitet direkt im Mailfenster und lassen sich mit einem Klick weiterverarbeiten. Trotz minimalem Datenvolumen zeigt sich die Nachricht nach Corporate-Design-Vorgaben gestaltet. Auf mobilen Endgeräten bleibt alles perfekt lesbar. Für alle Fälle und natürlich für den Bildredakteur gibt es Download-Links oder ergänzende Anhänge.