„Ist da jemand?“ –
Online-Meetings erfolgreich gestalten

Mit #stayathome kommt auch die Notwendigkeit, Besprechungen, Treffen und PrĂ€sentationen ĂŒber Skype, Teams und Co. abzuhalten. In unserem Leitfaden haben wir die wichtigsten Tipps und Spielregeln fĂŒr digitale Meetings zusammengestellt.

Mit der Corona-Krise kam flĂ€chendeckend das Homeoffice. Plötzlich finden nun Meetings und Projektabstimmungen nur noch via Skype, Teams und vielen weiteren Anwendungen statt. FĂŒr wen diese neue Form der digitalen Meetings Neuland ist, wer zu wenig Zeit hatte, sich auf diese besondere Situation vorzubereiten oder wer einfach sein Hintergrundwissen auffrischen möchte – hier sind einige Tipps und Spielregeln (auch zum Download).

Arten von Online-Meetings

  1. Arbeitsmeeting – kleine oder große Gruppe

    Zum Arbeitsalltag gehören Team- oder Projekt-Meetings, Status-Updates oder auch Firmen- und Abteilungsmeetings. Sie zeichnen sich meist durch einen großen Redeanteil einzelner Teilnehmer sowie durch Diskussionen aus. Je nach GrĂ¶ĂŸe der Gruppe gelten besondere Regeln, und es sollten bestimmte Anforderungen erfĂŒllt sein, um sich auch digital effizient abzustimmen. Eine besondere Form dieser Meetings sind „Socializing Calls“. Hier geht es um den rein persönlichen Austausch bis hin zum privaten GesprĂ€ch, wenn ein Face-to-Face-Kontakt nicht möglich ist.

  2. PrÀsentation oder Webinar

    PrĂ€sentationen und Webinare sind dominiert vom hohen Redeanteil einer oder weniger Personen. Sie prĂ€sentieren oder vermitteln Inhalte, welche durch Fragen oder Diskussionen ergĂ€nzt werden. Teilnehmergruppen sind hier oftmals grĂ¶ĂŸer. Inhaltlich spielt der auf dem (geteilten) Bildschirm dargestellte Content eine wichtige Rolle.

  3. Workshop

    Workshops können sowohl in kleinen als auch in grĂ¶ĂŸeren Gruppen realisiert werden. Finden sie digital statt, empfiehlt es sich, die Gruppen möglichst klein zu halten und diese auf die wirklich notwendigen Teilnehmer zu begrenzen. Workshops bestehen wesentlich aus Interaktion und Diskussion, was online vor allem mit vielen Personen schwieriger zu managen ist. Workshops sollten außerdem gut vorbereitet sein. Die richtigen (digitalen) Tools spielen hier eine entscheidende Rolle.

Rollen

  1. Organisator
    Jedes Meeting hat zwingend einen Organisator. Dieser sammelt Themen, koordiniert die Teilnehmer, lĂ€dt zu den Terminen ein und steuert außerdem die Technik. Er erstellt auch die Agenda oder stellt diese zur VerfĂŒgung.
  2. Moderator
    In vielen FĂ€llen ist der Organisator auch gleichzeitig Moderator. Die Rolle kann aber auch separat definiert sein. Der Moderator fĂŒhrt durch die Agenda und koordiniert die RedebeitrĂ€ge sowie Fragen und Diskussionen.
  3. Co-Moderator
    Bei Gruppen ab circa 15 Teilnehmern mit hohem Diskussionsanteil empfiehlt es sich, einen zweiten Moderator zu ernennen. Dieser kann Wortmeldungen oder Fragen zum Beispiel ĂŒber die Chatfunktion der Online-Meeting-Programme strukturieren und dem Moderator gezielt zuspielen. So kann sich der Hauptmoderator auf die inhaltliche Diskussion konzentrieren.
  4. Referent
    Bei PrĂ€sentationen und Webinaren gibt es immer auch einen Referenten. Auch hier können sich Rollen ĂŒberschneiden und der Organisator oder Moderator ist auch gleichzeitig der Referent. Bei großen Gruppen – vor allem wenn es sich um Externe handelt oder man die Teilnehmer nicht kennt – ist es empfehlenswert, eine zusĂ€tzliche Person zu definieren, die sich um die Technik kĂŒmmert und Fragerunden koordiniert.
  5. Teilnehmer
    Die Teilnehmer können reine Zuhörer sein oder aktiv das Meeting durch WortbeitrĂ€ge mitgestalten. Vorbereitung und Disziplin bei allen Beteiligten sorgen fĂŒr einen reibungslosen und gewinnbringenden Ablauf.

Vorbereitung

  1. Meetingdauer
    Bei Online-Meetings gilt noch mehr als bei PrĂ€senztreffen, dass die Konzentration nicht fĂŒr lange Zeit kontinuierlich aufrechterhalten werden kann. Am Bildschirm und ohne direkte persönliche Interaktion (Blickkontakt) ist es fĂŒr viele Teilnehmer schwieriger, bei der Sache zu bleiben. Daher empfiehlt es sich, Meetings nicht lĂ€nger als eine Stunde anzusetzen oder bei lĂ€ngeren Zeitspannen auch regelmĂ€ĂŸige Pausen einzuplanen.
  2. Anzahl der Teilnehmer
    Je mehr Personen an einem Online-Meeting teilnehmen, umso aufwÀndiger wird die Koordination, insbesondere wenn es um interaktive Meetings geht. Daher sollte die Teilnehmerzahl immer auf das absolute Minimum reduziert oder das Meetingformat an die PersonenstÀrke angepasst werden.
  3. Agenda und Ziele
    Eine klare Vorgabe zum Ziel und Inhalt des Meetings hilft allen Beteiligten, sich vorzubereiten. So gibt es fĂŒr einen informellen „Socializing Call“ nur wenige Vorgaben, wĂ€hrend ein Projektmeeting eine klare Zielsetzung, eine Agenda und ein Timing benötigt. FĂŒr Arbeitsmeetings sollte die Agenda im Voraus verschickt werden und das Ziel des Meetings zu Beginn klar formuliert sein. Bei einem Vortrag wird die Agenda zu Beginn der Online-Session vorgestellt, um allen ein GefĂŒhl fĂŒr den Ablauf zu vermitteln.
  4. Technik kennen und testen
    Insbesondere als Organisator/Moderator, aber auch als Teilnehmer sollte man sich vor einem Meeting mit der Technik vertraut machen. Ist die Software installiert oder gibt es eine Webversion, funktionieren Mikrofon und Kamera, wie kann ich meinen Bildschirm teilen, welche weiteren Funktionen bietet das Programm? Bei wichtigen Meetings oder Webinaren ist es fĂŒr den Referenten oder Moderator sinnvoll, einen kurzen Testlauf zu machen. Routine stellt sich mit der Zeit ein.
  5. Unterlagen und Desktop
    Wer prĂ€sentiert oder Informationen in der Gruppe teilen möchte, sollte schon vor dem Meeting die Unterlagen bereithalten und die benötigten Dokumente geöffnet haben. Es empfiehlt sich außerdem, den Desktop aufzurĂ€umen und nicht benötigte Programme wĂ€hrend des Meetings zu schließen, um beim Teilen des Screens auch nur das zu zeigen, was die anderen sehen sollen.
  6. Ruhige Umgebung
    Um an einem Online-Meeting teilzunehmen, sollte ein ruhiger Ort aufgesucht werden. GerÀusche und Interaktionen im Hintergrund stören nicht nur das Meeting, wenn das Mikrofon geöffnet ist, sondern lenken auch den Teilnehmer ab. Auch der Hintergrund, vor dem man als handelnde Person sitzt, ist bei der Kameranutzung zu bedenken. Gerade wenn man im Homeoffice sitzt, möchte man eventuell keine zu privaten Einblicke geben.

Regeln

  1. PĂŒnktlichkeit
    Wie bei PrĂ€senzmeetings ist PĂŒnktlichkeit bei Online-Meetings unverzichtbar. Das ist zum einen höflich, vermeidet zum anderen aber auch unnötige Störungen durch Teilnehmer, die sich verspĂ€tet neu anmelden. Daher gilt: Wer in Online-Meetings zu spĂ€t kommt, gesellt sich stumm dazu, damit das bereits gestartete Meeting nicht weiter verzögert wird.
  2. Mikrofone lautlos
    Um Störungen durch NebengerĂ€usche zu vermeiden, sollten alle Teilnehmer ihre Mikrofone stumm schalten. Manche Tools bieten die Einstellmöglichkeit das Mikrofon beim Betreten einer Konferenz immer automatisch auszuschalten. Andere erlauben es dem Moderator, alle Teilnehmer in einen reinen Zuhörermodus zu versetzen. Auch viele Headsets haben heute einen „Stummschalter“.
  3. Ein Sprecher
    Die technischen Rahmenbedingungen bieten das beste Ergebnis, wenn nur eine Person spricht. Ein oder mehrere weitere Sprecher stören die Übertragung meist erheblich. Durch Wortmeldungen (je nach Anwendung: per Handzeichen oder Chatnachricht) und mit Hilfe eines Moderators lassen sich Diskussionen am besten steuern.
  4. „Video first“
    Vor allem Referenten sollten nicht auf die Nutzung ihrer Videofunktion verzichten, um das Gesagte durch Mimik und Gesten zu unterstreichen. Doch auch in Team-Meetings, die aus dem Homeoffice abgehalten werden, kann man durch den Blickkontakt zu den Kollegen die persönliche Verbindung besser aufrechterhalten. In sehr großen Gruppen und bei schlechter VerbindungsqualitĂ€t empfiehlt es sich jedoch, die Kameras zu deaktivieren. In diesem Fall: Auch ohne Bild kann man ĂŒber den gezielten Einsatz der Stimme viel erreichen.
  5. Selbstdisziplin
    Es fĂ€llt nicht jedem leicht, sich allein daheim vor dem Monitor auf ein virtuelles Meeting zu konzentrieren, insbesondere wenn es mehr ums Zuhören als um aktive Partizipation geht. Zu verlockend ist es, nebenher noch schnell E-Mails zu schreiben oder eine Aufgabe fertigzustellen. Hier ist viel Selbstdisziplin gefragt. Online-Meetings oder Webinare können nur dann fĂŒr alle gewinnbringend sein, wenn man sich in gleicher Form auf die aktuelle Situation konzentriert, wie wenn man sich persönlich in einem Raum versammelt. Am besten schließt man alle anderen Anwendungen auf dem Computer und setzt sich mit seinen Unterlagen, Stift und Papier an den Arbeitsplatz, um sich rein auf das Meeting zu konzentrieren.
    Tools nutzen

Autor

Gwen Armbruster

GeschĂ€ftsfĂŒhrerin

E-mail: gwen.armbruster@wortwerkstatt.de

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